Minulla oli ilo osallistua maaliskuun alussa hallintotieteiden harjoitteluinfoon työelämäpuheenvuorolla, joka oli osa työelämäharjoittelun hyväksilukua – yhdessä tämän blogikirjoituksen kanssa.
Olen hallintotieteiden opiskelija, mutta siinä mielessä erilaisessa tilanteessa useisiin opiskelutovereihin nähden, että työurallani en ole enää aivan alkuaskelmilla. Olen työskennellyt Keravan kaupungilla vapaa-aika ja hyvinvointipalveluissa – arkipuheessa vaparissa – hallinto - ja talousasiantuntijana jo kohta 15-vuotta.
Vapaa-ajan ja hyvinvoinnin toimialan visiona on kaupunki, joka tekee tilaa kaupunkilaisten omaehtoiselle toiminnalle sekä heidän toiveilleen, ajatuksilleen ja ideoilleen. Palveluiden kautta tuetaan asukkaiden hyvinvointia mahdollistamalla osallistuminen kulttuuriin, elinikäiseen oppimiseen ja harrastamiseen.
Vapari vastaa kaupungin hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen monialaisesta johtamisesta ja toiminnan luonne on ennaltaehkäisevää. Vaparin toimialajohtajalla on johdettavana seuraavat vastuualueet: hallinto- ja tukipalvelut, Keravan Opisto, kirjastopalvelut, liikuntapalvelut, museopalvelut ja nuorisopalvelut, jotka kaikki tuotavat ja kehittävät palveluitaan kuntalaisten hyväksi.
Jaamme lähes 800 000 euroa avustuksia yhdistyksille, järjestöille, kaupunkilaisten omaehtoisen toiminnan tukemiseen, nuorille harrastamisen mahdollistamiseksi harrasteseteleitä ja stipendejä, tuemme myös taideoppilaitoksia, liikuntajärjestöjä ja kulttuurin toimijoita. Toimintaa koko toimialalla kuvaa ”positiivinen pöhinä”; tuotamme kuntalaisille kaikkea kivaa tekemistä.
Mitä hallinto – ja talousasiantuntija tekee vaparissa?
Tehtävänkuvauksessani lukee:
Tehtävän perustarkoituksena on hoitaa toimialan hallinnollisia ja tukipalvelutehtäviä niin, että prosessit toimivat mahdollisimman sujuvasti ja substanssivastuualueita tukien. Lisäksi hallinto- ja talousasiantuntija osallistuu talouden ja hallinnon prosessien kehittämiseen yhteistyössä vastuutoimialan johdon kanssa. Yleisesti ottaen tehtävässä tarvitaan sisäistä – ja ulkoista vuorovaikutusta, hyvää yhteistyökykyä, erilaisten ihmisten kohtaamisen taitoa.
Hallinnon tukipalvelutehtävät sisältävät mm. asiakirjahallinnointiin, lautakunnan sihteerin tehtäviin, toimialajohtajan avustuspäätösten valmisteluun ja maksatukseen liittyviä, eri järjestelmien pääkäyttäjätehtäviä, vastuualuejohtajien ja hallintosihteereiden opastamista hallinto-, talous ja hr-tehtävissä.
Talouden tukipalveluiden tehtävät liittyvät hankkeiden seurannasta ja talousarvion sekä tilinpäätöksen valmisteluun liittyvistä isoista tehtävistä yksittäisten laskujen tiliöintiin ja laskutukseen.
Lisäksi kolmas osa-alue on hallinto- ja tukipalvelut -tiimin työtekijöiden esimiestehtävät ja työnjohdolliset tehtävät, joka sisältävät tarvittaessa myös toisen vastuualueen hallintosihteerin sijaistamista.
Miten tästä kaikesta työmäärästä selviää?
Itselleni tärkeää on ennakointi ja suunnittelu – mitä voin tehdä sillä välin, kun jokin toinen asia odottaa jatkokäsittelyä, mikä on työ, joka on tehtävä ensimmäisenä. Esim. palkat ja palkkasiirrot ovat aina etusijalla ja tehtävä aina ensin, vaikka ympäristöstä tulisi muuta painetta. Pyrin tekemään mahdollisimman paljon yhdenjaksoisesti samantyyppistä työtä – hyppiminen asioiden välillä vie aikaa ja joutuu pohtimaan uudelleen mihin jäinkään edellisessä asiassa. Hyvä aikatauluttaminen ja aikataulujen esille tuominen myös muille on tärkeää, samoin se mitä merkitystä aikataulun noudattamisella on.
Ohje itselleni on: Ajattele ennakkoluulottomasti ja kehitä työtäsi, jos se on mahdollista. Rahallisetkin ohjelmapanostukset menevät päätöksentekoprosessissa paremmin läpi, kun ne voi perustella työtehtävien ja prosessien tehostumisella ja muille eduilla.
Toinen ohje itselleni on: Pidä pää kylmänä – asioilla on tapana järjestyä, turha hermoilu tuo vain itsellesi stressiä. Itse pyrin myös lopettamaan päiväni aina siten, että tarkistan seuraavan päivän ja viikon kalenteria – olenko aikataulussa ja onko jotakin, jota voisin jo edistää hiukan. Näin voin pitää hallinnan tunteen omassa työssäni, vältyn myös ylimääräiseltä stressaamiselta. Toki on niin, että on päiviä, jolloin suunnitellut työt eivät edisty, mutta niistäkin selviää priorisoimalla.
Kolmas ja tärkein ohje on ”muista asiantuntijan katse” – tarkkaile, kuuntele, ota selvää, pohdi.
Miksi opiskelen hallintotieteiden maisteriksi, vaikka minulla on jo alan työpaikka? Hallinto monimutkaistuu, tarvitaan uutta tietoa ja uusia ratkaisuja, pysyn ajan hermolla, lisään ymmärrystäni ja nuorena en ymmärtänyt korkeakoulututkinnon tärkeyttä.
Lopuksi: kaikenlainen työ – myös se omasta mielestä tylsä kesätyö – antaa arvokasta kokemusta mm. johtamisesta, työn organisoimisesta ja erilaisista työkulttuureista. Kaikkea tätä saamaasi infoa voit hyödyntää tulevissa opinnoissasi ja silloin, kun olet jo valmistunut itse ”johtajan pallille”.
Onnea tulevaisuuteen!
Kevättä odottaen, hallintotieteiden opiskelija Sirpa Kiuru
