SYKOOSI ALKAA!
Syyskokous lähestyy hurjaa vauhtia ja hallitushakemuksia on sadellut jo ihan kiitettävä määrä. Tämä herättänee paljon kysymyksiä erityisesti fuksien keskuudessa – miten hallitukseen oikeasti pääsee, mitä nämä kaikki liitteet olivat ja mitä siellä sykossa oikein tapahtuu. No, kerrotaan.
Kokouskutsu on lähtenyt kaikille sähköpostilistalle. Kutsussa on liitteenä tuutoroinnin ohjesääntö, talousarvioluonnos, toimintasuunnitelmaluonnos, viestintäsuunnitelmaluonnos sekä esityslista. Esityslista löytyy myös eventistä. Kokoukseen ovat tervetulleita Staabi ry:n jäsenet, jäsenyys tarkistetaan ovella. Sisääntulon jouhevuuden kannalta kannattaa pitää huoli, että opiskelijakortti on kaivettuna valmiiksi esille, ja että siitä löytyy sekä tamyn että staabin tarra!
Ehdolle voi lähteä kuka tahansa Staabi ry:n jäsen. Ehdolle voi lähteä joko ennakkoon puheenjohtajalle sähköpostitse ilmoittautumalla, tai syyskokouksessa toisen esittämänä. Eli jompi kumpi:
- Laita osoitteeseen puheenjohtaja@staabi.fi sähköpostia näin: Moi! Minä ETUNIMI SUKUNIMI haen pestiin X.
- Kaverisi sanoo ”esitän pestiin X henkilöä Y.” Sinä vastaat ”olen käytettävissä”.
Lisäksi kaikki halukkaat voivat kirjoittaa korkeintaan 4000 merkin esittelyn/hakemuksen, ja lähettää sen tänne. Nämä tekstit julkaistaan pienellä viivellä Staabin nettisivuilla.
Syyskokous järjestetään torstaina 22.11. klo 16.00 alkaen, salissa Pinni B1100. Tulethan paikalle ajoissa, sillä sisääntulotarkastuksessa mennee hetki. OmaSP aloittaa 16.00 omalla tervehdyksellään ennen varsinaisen kokouksen avaamista, ja silloin olisi suotavaa kaikkien olla jo paikallaan istumassa. Pientä suolaista on tarjolla, mutta omat eväät (ja pullot) ovat erittäin suositeltavia, sillä kokous tulee olemaan pitkä. Sali on varattu Staabin käyttöön puoleenyöhön saakka. Pukukoodina on cocktail, eli jotain kivaa ja siistimpää päälle!
Huomaathan sen, että salista on suotavaa poistua ainoastaan taukojen aikana. Mikäli poistut kesken käsittelykohdan, et pääse takaisin saliin ennen taukoa tai seuraavan kohdan käsittelyä. Taukoja pyritään pitämään riittävästi, ettei tästä tule ongelmia, mutta tämä on hyvä jokaisen kokoukseen tulijan tietää!
Kokous aloitetaan dokumenttien käsittelyllä. Käsittelyssä on kaikki liitteenä olleet dokumentit, jotka ovatkin olleet kommenteilla jäsenistöllä hetki sitten. Kommenttien perusteella hallitus on muokannut dokumenteista omat esitykset. Dokumentteihin on syytä perehtyä etukäteen, mutta ne käydään myös pintapuolisesti paikan päällä läpi esittelijän avulla. Syyskokous on viimeinen mahdollisuus vaikuttaa koko ensi vuoden toimintaan, joten dokumenttien kohdalla on syytä olla tarkkana!
Miksi on syytä olla tarkkana? No siksi, että jos koet, että johonkin asiaan tulee tulla muutos, se luultavasti voidaan toteuttaa esimerkiksi toimintasuunnitelman avulla. Jos haluat esimerkiksi lisää liikuntakokeiluja, tulee siihen esittää muutosta sekä toimintasuunnitelman että talousarvion kohdalla. Jos koet, että staabicollegeista tulisi tehdä jäsenille ilmaisia, tulee talousarvion varainhankintaosuutta kasvattaa ja myyntiosuutta pienentää. Nämä esitykset tulee tehdä siinä kohdassa, kun niitä käsitellään, sillä nuijan pamauksen jälkeen dokumentit ovat mahdollisten muutoksien jälkeen hyväksytty tulevalle kaudelle sellaisena kuin ne ovat.
Kellä tahansa on oikeus esittää muutosta tai vaatia lisätäsmennystä johonkin kohtaan dokumenttia, joten se kannattaa hyödyntää! Stilistiset kommentit (esimerkiksi kirjoitusvirheet) eivät kuitenkaan ole välttämättömiä, sillä koska ne eivät vaikuta dokumentin sisältöön, voidaan niitä korjailla jälkeenpäin.
Dokumenttien nuijimista seuraa hallituksen valinta, mutta ensin päätetään hallituksen koko. Tähänkin voidaan tehdä muutosesityksiä halutessaan. Hallituksen valinta menee käytännössä loogisesti näin, mikäli hallituksen esitys valintatavasta yms. hyväksytään:
- Puheenjohtajaehdokkaiden esittäytyminen ja tentti
- Äänestys pj-vaalissa (1 ääni käytössä), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Koulutuspoliittisten vastaavien esittäytyminen ja tentti
- Puheenjohtajavaalin tulokset tulevat
- Äänestys kopovaalissa (1 ääni käytössä), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Talousvastaavien esittäytyminen ja tentti
- Kopovaalin tulokset tulevat
- Äänestys talousvaalissa (1 ääni käytössä), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Viestintävastaavien esittäytyminen ja tentti
- Talousvaalin tulokset tulevat
- Äänestys viestintävaalissa (1 ääni käytössä), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Projekti-, työelämä- ja yrityssuhdesektorivastaavien esittäytyminen ja tentti
- Viestintävaalin tulokset tulevat
- Äänestys projekti- yms. vaalissa (3 ääntä käytössä), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Tuutorvastaavien esittäytyminen ja tentti
- Projekti- ym. vaalin tulokset tulevat
- Äänestys tuutorvaalissa (1 ääni), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Kolmiovastaavien esittäytyminen ja tentti
- Tuutorvaalin tulokset tulevat
- Äänestys kolmiovaalissa (1 ääni), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Liikunta- ja hyvinvointivastaavien esittäytyminen ja tentti
- Kolmiovaalin tulokset tulevat
- Äänestys liikunta- ja hyvinvointivaalissa (1 ääni), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Kulttuurivastaavien esittäytyminen ja tentti
- Liikunta- ja hyvinvointivaalin tulokset tulevat
- Äänestys kulttuurivaalissa (1 ääni), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Tapahtumasektorin vastaavien esittäytyminen ja tentti
- Kulttuurivaalin tulokset tulevat
- Äänestys tapahtumavaalissa (2 ääntä), ääntenlaskijat poistuvat laskemaan ääniä
- Tapahtumavaalin tulokset tulevat
- Uusi hallitus nuijitaan valituksi
Varsinainen äänestäminen tapahtuu niin, että syyskokoukseen sisään tullessa jokaiselle annetaan nippu äänestyslappuja. Nämä laput tulee säilyttää tarkoin, sillä uusia ei saa (ettei tule vilpillisyysongelmia). Jokaiseen vaaliin on erikseen nimetty lappu, ja lappuun on erikseen merkattu, montako ääntä kyseisessä vaalissa annetaan. Esimerkiksi tapahtumasektorin vaalissa voi äänestää kahta henkilöä, sillä kyseisessä vaalissa on jaossa kaksi hallituspaikkaa. Voit kuitenkin äänestää vain yhtä halutessasi.
Jokaisella ehdokkaalla on lyhyt esittäytymispuheenvuoro, sekä heiltä kysytään muutama kyseiseen sektoriin liittyvä kysymys. Näiden avulla syyskokouksessa olijoiden tulisi kyetä tekemään äänestyspäätös.
Syyskokouksen päätyttyä uusi hallitus ja vanha hallitus jäävät perinteikkäästi siivoamaan syyskokoustilan, esittäytyvät toisilleen ja puhuvat perehdytyskuvioista. Pian tästä suunnataan jatkoille, jonne kaikki staabit ovat enemmän kuin tervetulleita juhlimaan uuden hallituksen valintaa sekä lähestyvää uuden toimikauden alkamista.
Jokainen hallituslainen tullaan perehdyttämään sekä sektoritasolla vanhan hallituslaisen puolesta, mutta myös yleisesti hallitustoimintaan, talousasioihin, viestintään yms. oleellisiin asioihin. Tämän lisäksi uusilla toimijoilla on pääsy osavuosikatsauksiin ja muihin raportteihin, joista saa hyvää osviittaa tulevankin kannalta. Tämän ansiosta aito tekemisen meininki ja syvä kiinnostus pestiä kohtaan riittää, sillä kaikki kyllä koulutetaan tehtäviinsä. Jokaisen uuden hallituslaisen tulisi välittömästi merkata kalenteriinsa 11.-12.12. perehdytys- ja koulutustilaisuus Antaverkassa.
Uusi hallitus aloittaa välittömästi syyskokouksen jälkeen orientoitumaan tulevaan kauteen sekä määrää myös hakuun laitettavista toimihenkilöistä ja tiimeistä ja niihin valittavista henkilöistä. Jälkimmäisessä vahvana apuna on vanha hallitus, mutta päätös on uuden hallituksen. Uuden hallituksen kausi alkaa virallisesti kuitenkin järjestäytymiskokouksesta.
Järjestäytyminen tarkoittaa sitä, että puheenjohtaja, yhdessä muun hallituksen kanssa neuvotellen päättää esimerkiksi siitä, miten projekti-, työelämä- ja yrityssuhdevastaavien vaalissa valitut kolme henkilöä sijoittuvat pesteihinsä ja miten nämä pestit nimetään. Sama pätee myös tapahtumasektorin vastaavien pestijakoon. Tämän lisäksi, mikäli syyskokouksessa näin hyväksytään, varapuheenjohtaja ja sihteeri valitaan myös vasta järjestäytymiskokouksessa. Lisäksi muut salkut, kuten aikuisopiskelijavastaava, ympäristövastaava, yhdenvertaisuusvastaava, ICT-vastaava sun muut osoitetaan hallitustoimijoille, mikäli näitä ei olla haluttu asettaa toimihenkilötehtäviksi.
Tässä vielä pikakelaus nykyisen hallituksen tehtävistä. Lisätietoa pesteistä saa esimerkiksi sähköpostitse tai suoraan hallituslaisilta kysymällä.
PUHEENJOHTAJA
Vastaa koko yhdistyksen toiminnasta, kutsuu koolle kokoukset ja puheenjohtaa ne, edustaa yhdistystä, pitää huolen strategisista linjoista ja niiden toimeenpanosta ja yleisesti toimii ohjaavana ja auttavana tahona kaikille sektoreille. Puheenjohtaja on usein toisen kauden hallituslainen, muttei tästä ole mitään sääntöä!
KOULUTUSPOLIITTINEN VASTAAVA
Kopo toimii opiskelijoiden äänenä useissa eri tutkinto-ohjelman sekä tiedekunnan työryhmissä, toimii hallintotieteilijöiden yleisenä edunvalvojana sekä pyörittää lukiovierailuita hoitavaa abitiimiä. Edellyttää kopokärpäsen puremaa, muttei edellytä varsinaisia pohjataitoja!
TALOUSVASTAAVA
Talousvastaava pyörittää yhdistyksen taloutta, hoitaa kirjanpitoa, tekee tilinpäätökset, auttaa jokaista sektoria budjetin kanssa ja pitää hallituksen selvillä varallisuuden tilanteesta. Jonkinlainen käsitys kirjanpidosta plussaa, mutta kaiken oppii, jos motivaatiota riittää!
VIESTINTÄVASTAAVA
Viestintävastaava hoitaa sähköpostilistat, sosiaaliset mediat, valokuvaamisen organisoinnin sekä johtaa viestintätiimiä. Viestintävastaavan vastuulla on esimerkiksi se, että joka ikisestä tapahtumasta tulee materiaalia Snapchattiin sekä Instagramiin. Tehtävään vaaditaan organisoitunut ihminen, jolla on myös hyvää somesilmää aina Twitteristä Snapchattiin asti. Taito kasata tietoa tiiviiseen pakettiin yliopiston erinäisistä viestintäkanavista on myös eduksi.
PROJEKTI- JA TYÖELÄMÄVASTAAVA
Ulkomaanexcu, Helsingin excu, Tampereen excut, valmennuskurssi, suuri poikkitieteellinen tapahtuma ja kaikki muu mahdollinen työelämäliitännäinen ovat kaikki projekti- ja työelämävastaavan harteilla. Tämän vuoksi hallitus esittää tähän valittavan kaksi henkilöä ensi kaudelle!
YRITYSSUHDEVASTAAVA
Yrppä huolehtii siitä, että bileisiin saadaan mahdollisimman paljon ilmaista ruokaa tai muita hyödykkeitä, haalarien hinta pysyy mahdollisimman matalana, mainokset Staapisiin on myyty täyteen ja vapaaehtoiset Kuntamarkkinoille on rekrytoitu. Myyntihenkinen yrppä siis haussa!
TUUTORVASTAAVA
Tuutorvastaava järjestää tuutorhaun, tekee tuutorvalinnat yhdessä hallituksen kanssa, organisoi heidän ryhmäytymisen ja koulutukset, jakaa tulevat fuksit tuutorryhmiin ja pitää huolen siitä, että jokaisella fuksilla on huipputuutori, ja että jokaisella tuutorilla on huippu tuutorvuosi. Henkilöstöjohtamista tavallaan siis, yhdistettynä monen sidosryhmän kanssa viestimiseen!
KOLMIOVASTAAVA
Kolmiovastaava pitää kolmiotiimissä huolen siitä, että julisteet löytyvät seinistä, bileistä löytyy teema, liput ovat myynnissä ajoissa ja kaikilla on huippuhauskaa kolmioilla! Yhteistyötä siis todellakin luvassa, sillä työtä tehdään yhdessä Indecsin, Luupin sekä Ravintolamaailman kanssa.
LIIKUNTA- JA HYVINVOINTIVASTAAVA
Liikunta- ja hyvinvointivastaava pitää huolen viikkovuoroista sekä kuukausittaisista liikuntakokeiluista, ja tämän lisäksi mm-kyykästä. Vain taivas ja budjetti on rajana, sillä liikunta ja hyvinvointi kattaa monenlaiset tapahtumat! Joku innostunut ja mielikuvituksellinen henkilö sopii tähän pestiin.
KULTTUURIVASTAAVA
Kulttuurivastaava järjestää kerran kuukaudessa kulttuuritapahtuman, joka voi olla esimerkiksi teatterikäynti, Lost In Music -festarit tai vaikkapa lautapeli-ilta. Tässäkin pestissä vain taivas ja budjetti ovat rajana, sillä kulttuurivastaava voi periaatteessa järjestää mitä vain kulttuuriin liittyvää.
TAPAHTUMAVASTAAVA
Tapahtumavastaavat järjestävät sitsejä, kolmioetkoja, vappuviikot, fuksiviikot, pikkujoulut ja kaikkea muuta näiden lisäksi. Prismareissut, budjetointi, tilavaraukset, eventtitekstien suunnittelu ja kaikki muut organisointitehtävät aina yömyöhällä siivoamiseen ja tavaroiden pois roudaamiseen kuuluvat tähän kenties Staabin näkyvimpään hallituspestiin.
Vielä kerran tahdon muistuttaa, ettei ehdolle asettumista kannata pelätä liikaa, olit sitten fuksi tai 5. vuosikurssin edustaja. Jokainen valituksi tullut on siellä peloissaan seissyt, eikä monillakaan ole ollut suuria kannatusjoukkoja sykoon saapuessa. Minä, ja toivottavasti te kaikki muutkin äänestätte just sitä henkilöä, josta huokuu omistautumisen palo, tekemisen meininki ja soveltuvuus omaan tehtävään. Kannattaa myös muistaa se, että vuodenvaihteessa on toimihenkilö- ja tiimihaku, jossa haetaan hurja määrä aktiivisia tyyppejä – tämä on erinomainen vaihtoehto hallituksen ohella päästä tekemään staabista maailman parasta ainejärjestöä.
Syyskokouksessa nähdään!
