Staabi täytti lokakuussa 2021 kunnioitettavat 55 vuotta, mutta muuan maailmantilanteen myötä juhlimaan päästiin vasta pari viikkoa sitten. Vuosijuhlaviikon tunnelmiin voi palata Staabin kuvagallerian kautta, jonne kuvia on ikuistanut meidän oman valokuvaustiimin lisäksi TT-kameroiden kuvaajat. Kuvien myötä onkin hyvä hetki pohtia, millainen projekti lopulta tuli tehtyä. Poikkeuksellisena aikana ja poikkeuksellisen suurina suunnitellut juhlat aiheuttivat harmaita hiuksia erityisesti silloin, kun keneltäkään noin neljältä edeltävältä vuosijuhlavastaavalta ei löytynyt vastauksia kysymyksiin, joita ei oikeastaan aikaisemmin oltu toteutettu. Eikö kukaan ihan oikeasti ole kilpailuttanut 400 hengen juhlatiloja Tampereella?
Otetaan pikakelaus siihen, mitä jo tiedetään: toimihenkilötasoinen vuosijuhlakoordinaattori aloitti tehtävässään syyskuussa 2020. Aikeena oli etsiä iltajuhlatila sekä rakentaa projektiaikataulu ja budjetti. Tammikuussa 2021 rekryttiin vuosijuhlatoimikunta, joka aloitti pestissään samantien. Vuosijuhlia tehtiin kovalla tohinalla elokuuhun asti, jolloin todettiin epidemiatilanteen olevan liian epävakaa ja mahdollisten talousvaikutusten olevan liian suuret. Päätöksen jälkeen hengitettiin syvään, ja siirrettiin projekti hetkeksi syrjään. Toimeen tartuttiin taas marraskuussa samalla todeten, että juhlat olisi aivan hyvin voinut pitää. Lopulta helmikuun alussa, 1,5 vuoden suunnittelun jälkeen, tuli vahvistus: me ihan oikeasti juhlitaan 55-vuotiasta Staabia lauantaina 5. maaliskuuta.
55-vuosijuhlien järjestämiseen otettiin vaikutteita 50-vuosijuhlista. Esimerkiksi vuosijuhlaviikko oli viimeksi järjestetty kyseisenä vuonna. Nyt viikosta pyritään tekemään jokavuotinen tapahtumakokonaisuus. Juhlavuosi tuli osaltaan otolliseen aikaan: suuremmilla vuosijuhlilla oli myös tilaa suuremmalle määrälle vieraita. Nämä vuosijuhlat olivat ensimmäiset kahdelle kokonaiselle vuosikurssille. Toisaalta suuri määrä täysin uusia juhlijoita loi myös haasteita: miten varmistaa, että vuosijuhlien perinteet etiketin, puheiden ja pukeutumisen mukana siirtyisivät sujuvasti eteenpäin? Tasavuosijuhlien myötä paikalle saapui myös paljon opiskelijoita, jotka olivat nähneet edes yhdet Staabin vuosijuhlat, ja osasivat näyttää esimerkkiä.
Yksi haastavimmista tehtävistä oli vuosijuhlabudjetin muodostaminen. Vanhoista materiaaleista sai paljon apua, mutta esimerkiksi hinnat olivat osittain nousseet sekä suurempi juhlijamäärä tuli ottaa huomioon. 55-vuosijuhliin oli osoitettu aiempien toimintavuosien ylijäämiä, jotka olivat budjetin pohja. Budjetti muodostuikin pitkälti näistä säästöistä sekä vuosijuhlien illalliskorttien tuloista. Pidin budjetissa pysymistä äärimmäisen tärkeänä: vaikka vuosijuhlat olivat valtavan kokoiset, eivät kaikki halukkaat jäsenet pääse niille osallistumaan. Vuosijuhliin käytetyt resurssit eivät saisi olla pois muusta toiminnasta.
Seuraavaksi tavoitteena on siirtää mahdollisimman paljon oman pään sisäisiä ajatuksia paperille ja tulevaisuuden tekijöiden avuksi. Suunnitelmissa on esimerkiksi tehdä tarkka laskelma siitä, mitä kuluja yksittäinen illalliskortti sisälsi. Näistä voi olla apua esimerkiksi 60v-juhlia järjestäessä. Niitä ennen juhlitaan vielä useasti, seuraavan kerran lokakuussa. Jos vuosijuhlien tekeminen kiinnostaa, pidä silmäsi auki vuosijuhlatoimikunnan rekryä varten! Erästä Staabin emeritus-puheenjohtajaa lainaten: ”Opiskeluaika on elämän parasta aikaa ja vuosijuhlat opiskeluajan parasta aikaa.”
-Helmi,
55-vuosijuhlavastaava ja jatkossa näillä sivuilla pelkkä kopo
