Staabin sääntömääräinen kevätkokous järjestettiin tänä vuonna olosuhteiden pakottamana tai mahdollistamana hybridikokouksena, johon fyysinen kokouspaikan lisäksi osallistuminen oli mahdollistettu Zoomin välityksellä. Kokoukseen osallistujia kannustettiinkin osallistumaan nimenomaan Zoomin välityksellä. Tämä oli meille oiva mahdollisuus harjoitella etäkokoustamista yhdistyksen kokouksessa, sillä jäsenistö toivoi viime syyskokouksessamme, että sääntöihin mahdollistettaisiin etäosallistuminen yhdistyksemme kokouksiin.
Etäkokoustamisessa on positiivisia ja negatiivisia puolia. Etäkokouksiin on ylimääräisen kokouksen ja kevätkokouksen antaman kokemuksen pohjalta helpompi osallistua ja se näkyi osallistujamäärässä. Osallistumisen kynnys vaikuttaa siis olevan matalampi. Myöskään ylimääräistä hälinää ei ollut kokouksissa. Negatiivisia puoliakin siinä on, valitettavasti. Perinteisiä käsiäänestyksiä on vaikeampi äänestää ja ne kuluttavat enemmän aikaa kuin perinteisentyyppisissä kokouksissa. Myös tekniset ongelmat ovat väistämättä läsnä. Esimerkiksi vaikeudet päästä kokoukseen, saada ääni toimimaan, poistaa jäävit henkilöt kokouksesta ja jakaa käsiteltäviä dokumentteja ovat herkästi läsnä, vaikka näihin vaikeuksiin valmistautuisikin hyvin.
Sääntöihin lisätessä etäosallistumismahdollisuutta on pohdittava lisäyksen kirjoitusasua. Onko etäosallistumismahdollisuus aina olemassa, hallituksen päätöksestä vaiko ei ollenkaan? Ainakin jäsenistön toive vaikuttaisi olevan se, että etäosallistuminen mahdollistettaisiin, vaikka järjestäminen saattaa ollakin melkoinen työmaa esimerkiksi syyskokouksessa, joka on perinteisesti osallistujamäärältään valtava.
Kevätkokouksessa 2021 käsiteltiin perinteisesti 2020 hallituken vastuuvapautta, joka heille myönnettiinkin. Lisäksi käsiteltävänä oli lisätalousarvio sekä muutama sääntömuutosesitys. Lisätalousarvio hyväksyttiin kahdella muutoksella. Hallituksen esityksestä poiketen vuosijuhlaviikkoon ei lisätty niin paljoa rahaa kuin mitä hallitus alun perin esitti, sekä äänentoistojärjestelmän hankintaan varattiin rahaa. Sääntömuutosesitykset eivät saaneet sääntömuutosten vaatimaa ¾ kannatusta, vaan sääntömuutosesityksien kirjoitusasuihin oltaisiin kaivattu muutoksia, ja ehdotettiin, että muutosesitykset palaisivat valmisteltaviksi.
Seuraava yhdistyksen sääntömääräinen kokous onkin syyskokous, joka luultavasti pidetään marraskuussa. Hallituksemme kuitenkin valmistautuu järjestämään ylimääräisen yhdistyksen kokouksen, mikäli esimerkiksi koronatilanne muuttuu sikäli merkittävästi, että tuore lisätalousarviomme ei olisikaan toteutumassa.
Kevätkokousterveisin,
Puheenjohtajanne Juho
