Staabi ry:n sääntömääräinen syyskokous 2025

FI / EN

MITÄ? Staabi ry:n sääntömääräinen syyskokous
MISSÄ? Festia iso sali (FA044), Hervannan kampus, Korkeakoulunkatu 8, 33720 Tampere
MILLOIN? Maanantaina 17.11. klo 15.00 alkaen
PUKUKOODI? Business Formal*
MIKSI? Pääset mukaan päättämään miltä Staabin vuosi 2026 tulee näyttämään!
MUUTA? Tilaisuudessa on tarjolla pientä syötävää. Kokous on kuitenkin pitkä, joten varautua kannattaa myös omin eväin.

Miltä näyttää Staabin vuosi 2026? Nyt on tilaisuutesi vaikuttaa sillä Staabin vuoden ylivoimaisesti tärkein tapahtuma eli sääntömääräinen syyskokous järjestetään 17.11.2025.

Yhdistyksessä ylintä päätösvaltaa käyttää yhdistyksen kokous. Sääntömääräisessä syyskokouksessa hyväksytään vuoden 2026 toimintasuunnitelma, talousarvio sekä valitaan hallituksen jäsenet vuodelle 2026. Lisäksi kokouksessa päätetään jäsenmaksun suuruus vuonna 2026, jonka lisäksi tämän vuoden syyskokouksen esityslistalla on sääntömuutoksia ja ohjesääntömuutoksia. Syyskokous on sinun mahdollisuutesi vaikuttaa siihen millainen vuodesta 2026 muodostuu. 

Monelle kokouksen ehdoton kohokohta on hallituksen valinta vuodelle 2026. Mikäli olet itse asettumassa ehdolle, tämä kokous voi olla elämäsi merkittävimpiä iltoja! Vaikka et aikoisi asettua itse ehdolle, on paikalle saapuminen silti enemmän kuin kannattavaa sillä pääset käyttämään ääntäsi ja äänestämään hallituksen kokoonpanosta. Jokainen ääni on voi olla ratkaiseva, sillä äänestystulokset ratkeavat usein hyvinkin pienillä marginaaleilla. 

Vuoden 2025 hallituslaiset vastaavat mielellään kysymyksiisi mikäli sinulla on mietteitä johonkin tiettyyn hallituspestiin liittyen! Mikäli sinulla on kysyttävää yleisesti hallitushakuun tai -toimintaan liittyen, voit lähettää niitä yhdistyksen puheenjohtajalle Magdalena Honkasalolle sähköpostitse puheenjohtaja@staabi.fi tai Telegramissa @rapatintti.

Kokouksessa äänioikeutettuja ovat kaikki Staabi ry:n jäsenet. Varauduthan todistamaan jäsenyytesi, jäsenyys tarkastetaan kokouspaikalle saapuessa. Kokouksen kokouskutsu ja esityslista liitteineen on toimitettu kaikille jäsenille 3.11.2025, eli yli 10 päivää ennen kokousta yhdistyksen sääntöjen mukaisesti yhdistyksen verkkosivuilla sekä yhdistyksen sähköpostilistalla STAABI-INFO. Valitettavasti kokoukseen ei ole mahdollista osallistua etäyhteyksin. Kokouksen liveseuranta toteutetaan Telegramin kautta sille tarkoitetulla kanavalla: https://t.me/staabinsyko.

Kokous järjestetään yliopiston tiloissa, joten alkoholin nauttiminen ei ole sallittua. Huomioithan, että salin ulkopuolinen tila on Juveneksen anniskelualuetta, joten nautithan purtavat ja eväät salin puolella. Huomaattehan, että klo 17 jälkeen Festian rakennukseen saapumiseen tarvitsee Hervannan kampuksen kulkuoikeudet.

KOKOUKSEN ASIALISTA:

1. Kokouksen avaus
2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
3. Kokouksen järjestäytyminen
4. Esityslistan hyväksyminen
5. Ilmoitusasiat
6. Hallituksen vastaukset ponsiin
7. Strategian toteutuminen
8. Jäsenmaksun ja kannatusjäsenmaksun suuruuden päättäminen vuodelle 2026
9. Kunniamainintojen myöntäminen
10. Jatkuvan toiminnan suunnitelman päivitys (LIITE 1)
11. Toimintasuunnitelman hyväksyminen tilikaudelle 2026 (LIITE 2)
12. Talousarvion hyväksyminen tilikaudelle 2026 (LIITE 3)
13. Kestävän kehityksen suunnitelma (LIITE 5)
14. Sääntömuutokset (LIITE 6)
15. Yhdistyksen hallituksen koon valinta toimikaudelle 2026
16. Hallituksen valinta toimikaudelle 2026
    a. Puheenjohtajan valinta
    b. Koulutuspoliittisen vastaavan valinta
    c. Talousvastaavan valinta
    d. Tuutorvastaavan valinta
    e. Projektivastaavan valinta
    f. Yrityssuhde- ja työelämävastaavan valinta
    g. Viestintävastaavan valinta
    h. Kolmiovastaavan valinta
    i. Liikunta- ja vapaa-aikavastaavan valinta
    j. Kahden (2) tapahtumavastaavan valinta
17.  Kahden (2) tilintarkastajan/toiminnantarkastajan ja heidän varahenkilöiden valinta tilikaudelle 2026
18. Muut esille tulevat asiat
19. Kokouksen päättäminen 

Ehdolle hallitukseen voi asettautua 3.11.2025 lähtien. Ilmoittautuminen tapahtuu lähettämällä sähköposti osoitteeseen puheenjohtaja(at)staabi.fi. Sähköpostissa mainitaan oma nimi, ja vaali tai vaalit, johon tai joihin haluaa asettautua ehdolle. Ehdolle kuhunkin vaaliin voi asettautua myös vielä syyskokouksessa joko omasta tai jonkun toisen ehdotuksesta. Ennakkoon ehdolle asettuminen päättyy 16.11.2025 klo 23.59. Huomaattehan, että mikäli hallituksen esitys vaalienkäymisjärjestyksestä hyväksytään, voidaan vaalit käydä toisessa järjestyksessä, kuin miten ne ovat esityslistalla.

Hallitusehdokkaat pääsevät tänäkin vuonna halutessaan esittäytymään jo ennen syyskokousta! Oheisen Google Forms – lomakkeen kautta voitte halutessanne kertoa itsestänne sekä liittää kuvan. Lomakkeella annetut tiedot välitetään yhdistyksen verkkosivuille, josta ne ovat katsottavissa viiveen jälkeen. Huomaattehan, ettei tämä ole pakollista, ja hallitukseen ehdolle asetutaan virallisesti yllä olevalla tavalla. Esittelyt voitte jättää tälle Forms -lomakkeelle. Ennakkoon lähetetyt hakemukset löytyvät Staabin verkkosivuilta.

*Business formal -pukukoodilla tarkoitetaan virallista ja siistiä arkipukeutumista, joka soveltuu esimerkiksi työtapaamisiin, kokouksiin ja palavereihin. Älä kuitenkaan stressaa liikaa! Normaali siisti arkipukeutuminen riittää.

Mikäli kysyttävää tai huolia herää syyskokoukseen liittyen, ole rohkeasti yhteydessä tapahtuman järjestäjään puheenjohtaja Magdalenaan laittamalla sähköpostia osoitteeseen puheenjohtaja@staabi.fi tai viestittämällä Telegramissa @rapatintti.

***

Esteettömystiedot: Tilaan on esteetön kulku ja salin yläosa on esteetön. Festia-rakennuksessa on inva-wc. Esteetön kulku Festian tapahtuu Hervannan kampuksen Päärakennuksen kautta, sillä Festian pääovilla on rappuset. Tilaisuudessa käytetään mikrofoneja. Tapahtumien kestävyyden huomioimisesta saat halutessasi tietoa tapahtuman järjestäjältä puheenjohtaja Magdalenalta (TG rapatintti).

GRAFFAKIITOS: Ella Lavaste

Mitä tehdä, jos näet tai koet epäasiallista käytöstä Staabin toimintaympäristössä?
– Tapahtumissa häirintä-, kiusaamis ja epäasiallisissa tilanteissa yhteyshenkilönä toimivat palautetyöryhmän jäsenet. Palautetyöryhmään kuuluvat puheenjohtaja Magdalena Honkasalo, koulutuspoliittinen vastaava ja varapuheenjohtaja Veera Saukkonen, tuutor- ja yhdenvertaisuusvastaava Sallamari Roti ja yritys- ja työelämävastaava Tomi Pirinen. Mikäli palautetyöryhmän jäseniä ei ole paikalla, voit ottaa yhteyttä muuhun hallituksen jäseneen.
– Tapahtumien jatkoina olevat baarit eivät kuulu Staabin viralliseen toimintaympäristöön, jolloin häiritsevästä käyttäytymisestä tulee ilmoittaa ensisijaisesti ravintolan henkilökunnalle.
– Tapahtuman ulkopuolella voit ottaa yhteyttä tukihenkilöön. Staabin tukihenkilöinä toimii Selma Murtonen ja Anni Kalmari. Tukihenkilöt käsittelevät yhteydenotot tapahtuman ulkopuolella ja heidät tavoittaa parhaiten joko Telegramissa @selmisss ja @annikalmari tai sähköpostitse tukiselma@staabi.fi ja tukianni@staabi.fi.
– Halutessasi voit myös ottaa yhteyttä TREY:n häirintäyhdyshenkilöön sähköpostilla, puhelimitse tai TREYn häirintälomakkeella. Yhteystiedot löytyvät TREYn verkkosivuilta.
– Häiritsevästä käytöksestä voit myös ilmoittaa Staabin verkkosivuilta löytyvän häirintälomakkeen kautta. Häirintälomakkeet menevät yhdenvertaisuusvastaavalle ja ovat vain yhdenvertaisuusvastaavan luettavissa.

Kokemukset ovat yksilöllisiä ja toimenpiteet tapauskohtaisia. Jokainen yhteydenotto käsitellään luottamuksellisesti ja jatkotoimenpiteisiin ryhdytään vain sinun suostumuksellasi.

Staabin tapahtumien löytötavaroita säilytetään kuukauden ajan toimistolla. Arvotavarat toimitetaan poliisille.

///

PLEASE NOTE THAT THIS EVENT WILL BE HELD ENTIRELY IN FINNISH

EN

WHAT? Staabi ry’s statutory Autumn Meeting
WHERE? Festia Large Hall (FA044), Hervanta Campus, Korkeakoulunkatu 8, 33720 Tampere
WHEN? Monday, November 17th, starting at 3:00 p.m.
DRESS CODE? Business Formal*
WHY? You’ll get to take part in deciding what Staabi’s year 2026 will look like!
OTHER? Light snacks will be provided. However, the meeting is long, so it’s recommended to bring your own food as well.

What will Staabi’s 2026 look like? Now’s your chance to have a say as Staabi’s most important event of the year, the statutory Autumn Meeting, will be held on November 17th, 2025.

In the association, the highest decision-making power lies with the general meeting. At the statutory Autumn Meeting, the action plan and budget for 2026 are approved, and the board members for 2026 are elected. Additionally, the meeting decides on the membership fee for 2026, and this year’s agenda also includes amendments to the association’s rules and standing orders. The Autumn Meeting is your opportunity to influence what kind of year 2026 will be.

For many, the highlight of the meeting is the election of the board for 2026. If you’re planning to run for a position yourself, this meeting could be one of the most significant evenings of your life! Even if you don’t intend to stand as a candidate, it’s still very worthwhile to attend as you’ll be able to vote and have a say in the composition of the board. Every vote can make a difference, as election results are often decided by very small margins.

The 2025 board members are happy to answer your questions if you’re curious about any specific position! For general questions about applying or board work, you can contact the association’s chairperson, Magdalena Honkasalo, by email at puheenjohtaja@staabi.fi or on Telegram (@rapatintti).

All members of Staabi ry have the right to vote at the meeting. Please be prepared to prove your membership, which will be checked upon arrival. The meeting notice and agenda with attachments were distributed to all members on November 3rd, 2025, more than 10 days before the meeting, in accordance with the association’s rules, via Staabi’s website and the STAABI-INFO mailing list. Unfortunately, remote participation is not possible. However, the meeting will be live-streamed on Telegram via a dedicated channel: https://t.me/staabinsyko.

The meeting will be held in university premises, so alcohol consumption is not allowed. Please note that the area outside the hall is a licensed area operated by Juvenes, so please enjoy any food and snacks inside the hall. Also note that after 5:00 p.m., access to the Festia building requires Hervanta campus access rights.

MEETING AGENDA

1. Opening of the meeting
2. Legality and quorum of the meeting
3. Organization of the meeting
4. Approval of the agenda
5. Announcements
6. Board responses to motions
7. Implementation of the strategy
8. Decision on membership and supporting membership fees for 2026
9. Granting of honorary mentions
10. Update of the continuous operations plan (APPENDIX 1)
11. Approval of the action plan for the 2026 financial year (APPENDIX 2)
12. Approval of the budget for the 2026 financial year (APPENDIX 3)
13. Sustainable development plan (APPENDIX 5)
14. Amendments to the association’s rules (APPENDIX 6)
15. Determining the size of the board for the 2026 term
16. Election of the board for the 2026 term
    a. Chairperson
    b. Educational Policy Manager
    c. Financial Manager
    d. Tutoring Manager
    e. Project Manager
    f. Corporate Relations and Employment Affairs Manager
    g. Communications Manager
    h. Kolmiot Manager
    i. Sports and Leisure Manager
    j. Two (2) Event Managers
17. Election of two (2) auditors or operational inspectors and their deputies for the 2026 financial year
18. Other business
19. Closing of the meeting 

Candidacy for the board opens on November 3rd, 2025.Applications are submitted by email to puheenjohtaja(at)staabi.fi. In the email, include your name and the position(s) you wish to run for. Candidates may also be nominated during the Autumn Meeting, either by themselves or by someone else. Preliminary nominations close on November 16th, 2025, at 11:59 p.m. Please note that if the board’s proposed order of elections is approved, the elections may be held in a different order than listed in the agenda.

This year, board candidates may once again introduce themselves before the meeting! You can submit your introduction and photo through the Google Forms link. You can find other candidate’s introductions here.
The information provided will be published on the association’s website after a short delay. Please note that this is optional, and the official candidacy must still be submitted as described above.

*The business formal dress code means neat, formal business attire suitable for meetings, conferences, and professional gatherings.However, don’t stress too much — regular, neat business casual is perfectly fine.

If you have any questions or concerns regarding the Autumn Meeting, feel free to contact the event organizer, Chairperson Magdalena, by email at puheenjohtaja@staabi.fi or on Telegram (@rapatintti).

Accessibility information:
The venue is accessible, and the upper section of the hall is barrier-free. Microphones will be used during the event. If you’d like information about sustainability measures related to the event, please contact the organizer, Chairperson Magdalena (TG @rapatintti)

***
The event space is accessible. Unfortunately the event will be entirely in Finnish.
***

THANKS FOR THE GRAPHS: Ella Lavaste

What to do if you see or experience inappropriate behavior in Staabi’s operating environment?
– For incidents of harassment, bullying and inappropriate situations, members of the feedback team are the contact point. The feedback team consists of Magdalena Honkasalo, Veera Saukkonen, Sallamari Roti, and Tomi Pirinen. If the members of the feedback group are not present, you can contact another board member.
– Bars that are continuations of events are not part of Staabi’s official operating environment, in which case disturbing behavior should be reported primarily to the restaurant’s staff.
– Outside the event, you can contact a support person. Staabi’s support persons are Selma Murtonen and Anni Kalmari. The support person handle contacts outside the events and are best reached on Telegram @selmisss and @annikalmari or by e-mail tukiselma@staabi.fi and tukianni@staabi.fi.
– If you wish, you can also contact TREY’s harassment contact person by email, phone or using TREY’s harassment form. Contact information can be found on TREY’s website.
– You can also report disruptive behavior via the harassment form found on Staabi’s website. Harassment forms go to the equality officer and can only be read by the equality officer.

Experiences are individual and measures are case-specific. Every contact is treated confidentially and further measures are taken only with your consent. Found items from Staabi’s events are stored for a month after the event, after which they are disposed of using recycling opportunities. Valuables are delivered to the police.