Opetusperiodi vaihtui yliopistolla ja uudet kurssit ovat suurimmaksi osaksi alkaneet. Periodin vaihdos tarkoittaa myös Staabin hallitustoiminnassa sitä, että on aika tarkastella oman sektorin toimintaa kyseiseltä aikaväliltä. Nyt puhutaan siis Staabin osavuosikatsauksista, jotka ovat yksi tapa, jolla yhdistyksen toimintaa kehitetään.
Kyseessä ei ole tämän vuoden keksintö, vaan osavuosikatsauksia on kirjoitettu Staabin hallituksen toimesta jo vuodesta 2017 ja viime vuonna myös toimihenkilöt kirjoittivat ensimmäistä kertaa kaksi katsausta vuoden aikana. Hallitus kirjoittaa tosiaan sektoreistaan neljä kertaa vuodessa vapaamuotoisen dokumentin siitä, mitä omalla sektorilla on tehty käsiteltävän ajanjakson aikana. Tarkoitus on kuitenkin myös tarkastella omaa toimintaa kriittisesti; mikä on mennyt hyvin ja toisaalta missä asiassa taas olisi kehitettävää tai olisi voinut mennä paremmin.
Osavuosikatsauksia kirjoitetaan muutamastakin syystä. Ensinnäkin on hyödyllistä tarkastella omaa toimintaa ja arvioida sen onnistumista, sillä tätä tietoa voidaan käyttää jopa saman vuoden aikana. Toiseksi osavuosikatsausten kirjoittamisella voidaan vähentää niin sanotun hiljaisen tiedon syntymistä. Kun jokin uusi ja toimiva käytäntö tai jokin toimimattomaksi koettu käytäntö on dokumentoitu ja avattu kirjallisesti, niin ei tarvitse aina ihmetellä miksi on toimittu jollain tietyllä tavalla, sillä selityksen voi löytää kirjoitetusta dokumentista. Kolmas hyöty osavuosikatsauksista koskee perehdyttämistä. Kun uusia toimijoita perehdytetään, on lähtökohtaisesti läpikäytävänä melko paljon asiaa ja perehdyttäjän on haastavaa muistaa kertoa kaikkea ja toisaalta perehdytettävän myöskään sisäistää yhdeltä istumalta. Osavuosikatsaukset voivatkin toimia perehdytyksen tukena ja tiedon lähteenä myös kesken vuoden.
Hallitus käy osavuosikatsaukset yhdessä läpi niiden kirjoittamisen jälkeen. Tarkoituksena tässä on reflektoida kirjoitettua yhdessä ja käydä keskustelua siitä mikä on mennyt hyvin tai missä voidaan parantaa. Oman sektorin kehittämisessä ei siis olla täysin yksin, vaan apua ja ideoita saa muun muassa osavuosikatsausten läpikäyntien kautta.
Artturi
Puheenjohtaja
