Staabin 53-vuotisjuhlista on kulunut nyt kolmisen viikkoa, joten nyt on erinomainen aika heijastella sitä, minkälaiset pirskeet tulikaan pidettyä ja mitä kaikkea vuosijuhlien järjestäminen pitää sisällään.
Vuosijuhlien järjestäminen on monen tekijän summa
Vuosijuhlavastaava on toimihenkilömuotoinen pesti, eli vastaava haetaan vuosittain toimihenkilöhaun yhteydessä yleensä heti alkuvuodesta. Ensi vuonna onkin jännät paikat, kun syksyllä rekrytään myös Staabin 55-vuotisjuhlien vastaava.
Vuosijuhlavastaava rekryää vujusillisvastaavan, jolloin nämä kaksi vastaavaa muodostavat (toivottavasti) dynaamisen duon. Vastuunjako helpottaa juhlien järjestämistä huomattavasti, sillä sekä iltajuhlaan että sen jälkeiseen vujusillikseen panostetaan Staabissa parhaimman mukaan. Tällöin on mukavaa, että yhdellä henkilöllä ei ole niin sanottu “päävastuu” molemmista juhlapäivistä.
Joka vuosi vuosijuhlien järjestämisessä on apuna fukseista koostuva vujutiimi, joita ilman ei juhlista tulisi yhtään mitään. He olivat tänäkin vuonna ensimmäisenä vastassa juhlavieraitamme ja sekä iltajuhlassa että silliksellä varmistamassa, että kaikki sujuu niin kuin pitääkin. Sydämellinen kiitos siis vielä kerran vujutiimille!
Kaikki vuosijuhlaperinteet eivät ole kiveen hakattuja
Vuosijuhlat etenevät useimmiten tietyn kaavan mukaan, mutta tästäkin on mahdollisuuksia poiketa: viime vuoteen verrattuna tämän vuoden vuosijuhlilla kuultiin juhlapuhe, sekä Puhe naiselle oli päätetty muuttaa muotoon Puhe rakkaudelle, jotta se ottaisi yhdenvertaisemmin huomioon vieraamme. Staabin historian ensimmäisen Puheen rakkaudelle piti toinen tapahtumavastaavistamme Nicole, ja puhe olikin erittäin liikuttava.
Voisi siis sanoa, että vaikka vuosijuhlien iltajuhla etenee tietyn kaavan mukaan, tuo jokainen vastaava aina juhlaan oman kädenjälkensä. Ainahan jää myös jotain kehitettävää, joista osviittaa antaa juhlien jälkeen kerätty palaute osallistujilta. Lisäksi laaja dokumentointi juhlan järjestämisestä ja sen kulusta takaa sujuvan tiedonsiirron aina seuraavan vuoden vastaavalle. Vaikka itse h-hetki kestääkin vain noin puolitoista päivää, aloitetaan sen valmistelu jo tammikuussa. Ensiksi on tärkeää pohtia juhlan pääpiirteet annetun budjetin puitteissa sekä varata juhlatila, sillä tämänkokoiselle juhlaseurueelle sopivat tilat menevät nopeasti.
Staabin suurin vujusillis vaati arvoisensa tilan
Järjestimme vujusilliksen tänä vuonna Aitoon Honkalassa. Sillikselle asetimme selkeästi tavoitteeksi järjestää Staabin suurin vujusillis. Päätöksen jälkeen oli keksittävä keinot tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Keskeistä oli löytää tarpeeksi suuri tila. Vujusilliksen tila on perinteisesti ollut Tampereen ulkopuolella. Silliksen järjestäminen muualla kuin Tampereella loi haasteita ja mahdollisuuksia. Ihmisten ja tavaroiden saaminen juhlapaikalle vaati sumplimista ja aikataulujen yhteensovittamista. Toisaalta ulkopaikkakunnalla silliksen järjestäminen mahdollisti esimerkiksi paljujen paikalle saamisen, eikä juhlien aiheuttamaa meluhaittaa tarvinnut miettiä lainkaan. Silliksen tunnelmaa loi myös keskitetty tapahtumaan kulku, koska sama juhlakansa oli paikalla koko tapahtuman. Toinen keskeinen asia vujusilliksen kasvattamisessa oli onnistunut tapahtuman markkinointi. Kuvasimme teaser-videon, jolla julkaisimme tapahtuman teeman. Tänä vuonna järjestimme ensimmäistä kertaa sillikselle erillislipunmyynnin, joka luonnollisesti kasvatti kävijämäärää.
Yllättävä alku sillispäivälle
Itse sillispäivän järjestelyt olivat työläitä, eikä aamun tehokkuutta ainakaan kasvattanut edellispäivän vuosijuhlan jälkeinen väsymys. Onneksi aamun lähdössä oli mukana pirteä vujutiimi! Ongelmilta ei aamulla tietenkään vältytty. Ensin huomasimme, että autossa, jolla piti hakea palju, ei ollut peräkoukkua. Toinen palju jouduttiin siis tuomaan pienellä ja tehottomalla pösöllä, joka kulki paljun kanssa kaasu pohjassa 60 km/h. Se ei kuitenkaan ollut este, vaan hidaste.
Paikan päälle mentäessä vujutiimillä oli tehtävänjako selvä ja työ pystyi alkamaan heti. Vujutiimillä oli valtava työn sarka noin 150 juhlijan ruokkimisessa, jossa onnistui loistavasti. Myös koristelu ja muu työ onnistui hyvin, kiitos siitä kuuluu tiimille!
Palautteella parannetaan tulevia vujusilliksiä
Silliksestä tuli sekä positiivista että negatiivista palautetta. Keskeinen kehityskohta olisi ohjelmanumeroiden järjestäminen silliksellä. Se, että silliksellä ei ollut ohjattua ohjelmaa oli tietoinen päätös, koska pidin vapaata oleskelua mielekkäämpänä osallistujille kuin ohjattu tekeminen. Tämä oli kuitenkin palautteen perusteella virhearvio. Toinen kehityskohta liittyy silliskulttuuriin. Osa osallistujista odottaa silliksen olevan hyvät bileet ja niin sanottu kakkospäivä, kun taas osa osallistujista haluaisi vain käydä silliksellä syömässä ja hengailemassa. Molempiin odotuksiin vastaaminen on hyvinkin haastavaa ja tämä sillis järjestettiin bilesilliksenä. Kiitosta sai riittävä juoma- ja ruokatarjoilu sekä vujutiimin toiminta.
Suuri kiitos kaikille, jotka osallistuivat vuosijuhliimme. Kiitos erityisesti yhteistyökumppaneillemme YKA:lle, EY:lle, Perlaconille, MDI:lle sekä Keskolle, jotka mahdollistivat hienon viikonlopun järjestämisen!
Jutta & Juho
Vuosijuhlavastaava & vuosijuhlasillisvastaava
