Woop, woop, toimintasuunnitelma (tuttavallisemmin ja myös myöhemmin tässä postauksessa tosu) on kommenteilla ja sielläkin vilahtaa toisinaan sana strategia. Tässä postauksessa avaankin osittain strategiaamme (täysin tyhjentävä avaus veisi niin paljon tekstiä, että kukaan tuskin jaksaisi edes lukea). Muista lukiessasi, että postaus ei ole tyhjentävä, sillä jotain on karsittava ja jää sen vuoksi väkisin käymättä strategiasta läpi. Strategian osalta toivon postauksen kuitenkin avaavan sitä, missä mennään nyt ja mihin suuntaan ollaan ensi vuonna menossa. Siitä voi tulla ideoita lisäyksiksi ensi vuoden toimintasuunnitelmaan. Tosu on kommenttikierroksellaan nimittäin juurikin nyt!
Staabin strategia löytyy nettisivuiltamme https://staabi.fi/yhdistys/ohjaavat-dokumentit/
Toimintasuunnitelman kommentointia varten on linkki jaettu sähköpostilistoilla sekä ryhmässämme Facebookissa.
Strategiakausi on meillä tosiaan kolmivuotinen ja päättyy vuoden 2020 lopussa. Ollaan siis jo yli puolessa välissä menossa! Huh, kuinka aika meneekään nopeasti. Itsestänihän ainakin tuntuu, että vastahan se hyväksyttiin ohjaamaan toimintaamme ja jo ensi vuoden aikana olisi hyvä alkaa pohtia uutta strategiaa Staabille! Noniin, herkistelyt ajankulusta sikseen ja takasin asiaan!
Unelmien Staabi 2020
Strategian tavoitteena meillä on ei sen enempää tai vähempää kuin unelmien Staabi 2020. Huikea tavoite. Onneksi strategiasta löytyy paljon avaavia kohtia helpottamaan ajatusta. Järjestömme arvot avoimuus, yhteisöllisyys, yhdenvertaisuus sekä vastuullisuus ohjaavat kaikkea toimintaamme. Ne kulkevat osaltaan kaiken tekemisemme lomassa. Kuitenkin on hyvä muistaa, että arvot ja strategia eivät saa olla itsetarkoitus. Niiden kustannukselle ei ole hyvä unohtaa maalaisjärjen käyttöä tai järjestömme parasta. Esimerkiksi liika avoimuus voisi johtaa hankaluuksiin, sillä silloin meidän pitäisi julkaista aivan kaikki nettisivuillamme, mikä taas ei olisi yhdistyksen kannalta hyväksi. Tai jos toteuttaisimme strategian päämääriä muun toiminnan kustannuksella.
Strategisten päämäärien tulisi toteutua pääsääntöisesti ainakin sen mukaan, kuin tavoitteet toteutuvat. Tavoitteita taas helpottavat keinot, joita strategian loppupuolelle on määritelty.
Lähden nyt purkamaan strategiaa keinojen kautta näin alkuun, lyhyesti avaan jokaista kohtaa hieman.
Edunvalvonta
● Luodaan kanavia, joissa opiskelijat voivat tuoda ilmi opintojen epäkohtia – Keräämme lukuvuosipalautetta, meille voi antaa palautetta palauteboksin kautta (reagoidaan palautteeseen oikeasti, kaikki käydään läpi, kaksi reittiä joko palaute suoraan puheenjohtajalle tai palautetyöryhmälle), toimistolla kuunnellaan ja välitetään eteenpäin tarvittaessa. Vuodelta 2019 elävä esimerkki, kun saimme tietää erään kurssin sisäänoton epäkohdista ja saatiin asia korjattua!
● Kannustetaan jäsenistöä hakemaan hallinnon opiskelijaedustajapaikkoja ja luodaan Staabiin koulutuspolitiikasta kiinnostuneiden verkosto – Meille on perustettu tämä blogi, hallopedpaikkoja mainostetaan, kun niitä avautuu lisäksi tänä vuonna ensimmäinen kopotiimi (myös ensi vuodelle suositellaan, tosussa kirjaus), kopoviinit pidetty (ja pidetään) myös tänä vuonna.
● Luodaan jatkuva, kynnyksetön yhteydenpitotapa opiskelijoiden ja henkilökunnan välille – lukuvuosipalaute toimii myös tässä osittain, muutoin todettu olevan haastava tehdä tällainen, tällä hetkellä ainakin kopon lähestyttävyys melkein paras tapa, suositellaan opintosuuntakohtaisille ainejärjestöille myös tällaisen pohtimista, sillä heillä vielä paremmat kontaktit tahoiltaan henkilökuntaan
● Tehdään lukiovierailuita järjestelmällisesti ja vakiinnutetaan abitiimin toiminta – saatiin abitiimi toimimaan hienosti jo tälle vuodelle, kunnes uusi yliopisto aloitti toimintansa ja nykyisellään abitiimin toiminta uudelleenorganisoituu ja sen rooli muokkautuu uuden opiskelijalähettilästoiminnan kautta
● Tehdään yhteistyöstä organisaatioiden kanssa järjestelmällisempää. Kartoitetaan organisaatiot, joihin hallintotieteilijät ovat työllistyneet, ja panostetaan yhteistyöhön erityisesti näiden kanssa – alumnitapahtuma vuonna 2018 toimi alkusysäyksenä tälle, emme saa valmistuneiden organisaatioiden tietoja, jolleivat he itse kerro, joten alumnitoiminta korostuu ja sitä onkin kehitetty ja kehitetään tulevanakin vuonna. Organisaatioyhteistyötä on myös parannettu, excuilla on kiinnitetty huomiota alumnien löytymiseen. Lisäksi työelämäkirjaukseen sisällytetty aiempaa erilaisempaa toimintaa ensi vuodelle. Organisaatioyhteistyötä yhteistyökumppaneiden kanssa myös lisätty.
Vakaus
● Tehdään selvitys vaihtoehtoisista tulonlähteistä (esim. yritysyhteistyö, vuosittainen jäsenmaksu, iso poikkitieteellinen tapahtuma, valmennuskurssi) – Vuosittaisesta jäsenmaksusta tehty selvitystä, Kide.app tulevaisuudessa voisi olla tässä avustavana, mutta vuosittainen maksu ei ole yksiselitteinen, eikä ainakaan vielä kannattava (mm. ei vielä resurssien puolesta järkevää tai kuinka katsottaisiin vuosittain kaikki läpi jne.). Yritysyhteistyötä tehdään koko ajan enemmän mahdollisuuksien mukaan. Valmennuskurssi on järjestetty ensimmäistä kertaa, ensi vuodelle mahdollinen myös, mutta eri muodossa (aikataulu muuttunut), jätetty siksi vielä avoimeksi 2020. Suuri poikkitieteellinen tapahtuma käsitellään alempana. Myös muita kuin mainittuja on pohdittu.
● Laaditaan keskipitkän aikavälin taloussuunnitelma – tosu 2020 merkattu, aiemmin talous mennyt niin nopeasti eteenpäin, että vertailupohja tätä varten ollut haaste.
● Jaostojen ja toimihenkilöiden toiminta vakiinnutetaan ja niissä toimimisesta tehdään houkuttelevaa – palkitsemisjärjestelmän kehitys tosussa 2020. Toimareiden ja tiimien olemassaolo alkaa olla jo selvyys, myös tosussa maninitoja tästä. Toimareille ja tiimeille annettu vastuuta ja samaa jatketaan. Myös haettu ideoita ainejärjestöistä, joissa toiminta jo vakiintuneempaa. Ensi vuodelle myös paremmat perehdytykset merkattu tosuun 2020.
● Säännöllisesti päivitettävä strategia ohjaa toimintasuunnitelmaa vuosittain – Esim. tässä postauksessa esimerkkejä
● Toimintasuunnitelmassa on oma osionsa jatkuvalle toiminnalle ja vuosikohtaisille tavoitteille. Jäsenistöä osallistetaan toimintasuunnitelman suunnittelussa – kommenttikierros menossa, myös kirjaus edelleen tosussa.
● Toimintakertomuksessa on oma osansa hallinnon ja talouden yleiskuvaukselle sekä yksityiskohtaisemmalle vuosikertomukselle – tämäkin edelleen tosussa.
● Panostetaan fuksiviikkoihin ryhmäyttämällä opiskelijat oman vuositasonsa opiskelijoiden kesken sekä tutustuttamalla fukseja myös vanhempiin opiskelijoihin – Tutustumisbileet, harkkasitsit, toimistolla hengailee monen vuosikurssin ihmisiä (kannustetaan myös fukseja käymään), fuksiviikkojen jatkuminen myös tosussa, lisätty esim. toive uudesta isommasta liikunnallisesta tapahtumasta
● Lisätään poikkitieteellisten tapahtumien määrää – myös liikuntatapahtumia ollut poikkitieteellisiä, kolmioetkoja myös, suositellaan jatkettavan, myös kirjauksia tosussa.
● Kehitetään Staabille oma suuri poikkitieteellinen tapahtuma – Ei tapahdu itsekseen, kirjaus ensi vuodelle tosussa ehdollisena. Nyt jo luotu yksi pohja, Wappulove tuli tälle vuodelle uutena yhdessä Iltakoulun kanssa, sekin toivotaan järjestettävän ensi vuonna myös, vaikka se ei olisikaan kyseinen oma suuri poikkitieteellinen tapahtuma. Suunnitelmia tähän on ollut, resurssit olleet ongelmana: hallituslaiset ja toimarit työllistettyinä monissa projekteissa aiemmin, lisäksi suuri tarjonta jo nyt Tampereella, pitää olla joukosta erottuva konsepti.
● Järjestetään monipuolisesti tapahtumia huomioiden jäsenistön erilaiset kiinnostuksen kohteet (esim. etkot, liikuntatapahtumat, kulttuuri jne) – Fuksiviikoille tosussa kirjaus liikuntatapahtumasta, kolmioetkojen etkoista liikunnallisena myös (kokeilu oli nyt syksyllä pesiksellä ja toimi hyvin), kulttuuriin lisätty jo tälle vuodelle 2019 loppuun lisätapahtuma, myös kirjauksia tosussa, podcastit osaltaan, kerhotoiminta ja sen helppous (päivitys ohjesääntöön oli nyt syksyllä 2019).
● Lisätään tapahtumiin alkoholittomia vaihtoehtoja – alkoholitonta boolia tarjolla, nyt myös sokerittomia limppareita sokerillisten lisäksi ollut syksyllä 2019
● Järjestetään kaikille avoimia tapahtumien suunnittelutilaisuuksia – tapahtumajaoston rooli ollut suurempi tähän mennessä, kyselyssä nyt syksyllä ei ilmennyt oikein tarvetta tällaiselle lopulta, ei siis kirjausta tosussa.
● Kartoitetaan mahdollisuudet oman tilan hankkimiselle – aloitettu, nykyisellään haastava, oman tilan hankinta tällä strategiakaudella epätodennäköstä, kuitenkin isompaa toimistoa haettu.
● Järjestetään tapahtumia ympäri lukuvuoden – tapahtumat ei lobu!
Tavoitteet:
Kun katsoo edellisten kautta tavoitteita eivät ne enää näytä niin haastaville, vaan huomaakin niiden pikkuhiljaa täyttyvän keinojen kautta.
Edunvalvonta
● Staabin jäsenten opinnot ovat sujuvia ja opiskelijoiden näkökulma tuodaan esiin yliopiston hallinnossa – Esimerkkejä: Lukuvuosipalautteet käydään läpi henkilökunnan kanssa, edunvalvontablogissa tuodaan esiin asioita, jotka tarvitsevat jäsenten huomiota, opiskelijaedustajat ovat kaikissa elimissä, kollegioissa saadaan ääni kuuluviin, kopo tarttuu tehtäviin tarvittaessa, pidämme opiskelijoiden ääntä kuuluvissa ja huolta, että meitä kuullaan
● Staabin jäsenille tarjotaan opintojen aikana kattavasti tietoa työelämästä sekä edistetään jäsenistön työllistymismahdollisuuksia – Työelämäexcuja eri muodoissa, Hallintotieteilijäpävien rooli, harkkatarinat, vaihtotarinat, pidetään yllä suhteita yhteistyökumppaneihin, myös erilaisia vierailuja ja puhujia tapahtumiin
● Hallintotieteiden asema on hyvä ja tunnettu yhdistyvässä Tampereen yliopistossa, Tampereella sekä valtakunnallisesti – HTP rooli, Hallintotieteiden oma leima 2019 aloittaneessa Tampereen yliopistossa, olemme edelleen iso toimija, seurataan hakijoiden määrää: ensisijaisia myös hurjasti Tampereelle (olemme haluttu kohde), valmennuskurssi lisää osaltaan tietoa, abitiimin roolin muutos -> hallintotieteilijöitä kannustetaan opiskelijalähettiläiksi, pidetään huoli, että päästään isoihin tapahtumiin myös osallistumaan…
Vakaus
● Staabin talous on vakaalla pohjalla ja toiminnan rahoitus perustuu useisiin säännöllisiin tulonlähteisiin – esim. uudempia valmennuskurssi, erilaiset tuotteet, talkoot, yhteistyökuviot, jotkut tapahtumat… Taloustiimi on koottu (kahtena vuonna) ja joko tiimi tai toimari (harkinnan mukaan) ensi vuodelle, vastuita myös selkiytetty tiimin osalta, sektori vaan muuttuu nopeasti, joten myös roolit.
● Yhdistyksen hallituksen jäsenten sekä muiden toimijoiden keskinäiset tehtävänjaot ja vastuut määritellään tarkasti – vahvistuu koko ajan, toiminnan muutos ollut viime vuosina hurjaa, minkä vuoksi tämä on ollut haastavaa, joissain määrin onnistuttu, tosussa kirjaus tämän jatkamisesta, perehdytyksistä maininta…
● Staabin toimintaa ohjaavat säännöllisesti päivitettävät dokumentit, joiden sisältämien tavoitteiden toteutumista seurataan – erityisesti strategia, tosu, talousarvio, lisänä muut toimintaa ohjaavat (joiden päivitys riippuu tarpeesta)
Yhteisöllisyys
● Staabi tarjoaa monipuolista toimintaa jäsenille, joilla on erilaisia kiinnostuksen kohteita – palautekyselyt, tiimien äänten kuuleminen, podcastit, eri sektorien tapahtumat, kerhotoiminta (kehitettävä lisää tietoisuutta, mainostusta)…
● Opintojen ja elämän eri vaiheissa olevien opiskelijoiden tarpeet huomioidaan – aikuisopiskelijoiden tapaamiset, alumivastaavuus, mentorointi ja alumitapahtumat, valmistuvien juhlat tosussa 2020, maisterituutoroinnissa otettu koppia yhteistyöstä opintosuuntien ainejärjestöjen kanssa, poikkitieteellisyys, aikuistuutorointi…
● Staabissa on yleinen tervetullut ilmapiiri, joka kannustaa kaikkia osallistumaan toimintaan – Yhdistyksen arvojen korostaminen toiminnassa, toimistolle tervetullut olo, yhdenvertaisuusvastaavan rooli (häirintäyhdyshenkilöiden roolin selvitys ja heidän koulutus TREYn kanssa tosussa myös), tuutoreiden roolin korostus (ei lopu fuksiviikkoihin, palautetta käydään läpi), erilaisten tarpeiden huomiointi, esteellisyys ja viestintä englanniksi, kun mahdollista…
● Staabilla on yhteistyökumppaneita, jotka tarjoavat jäsenistölle etuja – meillä on erilaisia yhteistyökumppaneita edelleen ja uusia kartoitetaan koko ajan, sopimuksia uusitaan jne.
Noniin, loppuun päästiin, hieno suoritus, jos luit tänne saakka! Kiitos siitä! Ja niin kuin näkyy, toimintakentän muuttuessa myös joitain kohtia on täytynyt katsoa hieman uudella lailla, mutta niinhän se tässä maailmassa menee, että mikään ei pysy kauaa samanlaisena! Myös strategiaa kannattaa katsoa ja punnita muutoksen kanssa yhdessä. Strategiassa on kohtia, joiden toteutumisen punninta on haastavaa. Joidenkin kohtien toteutus on kiinni ensi vuodesta ja osa jää mahdollisesti osittain toteuttamatta sellaisenaan syystä tai toisesta. Paljon ollaan kyllä jo tehty lyhyehkössä ajassa! Tosiaan tämä postaus ei tyhjennä strategiaamme kokonaan, mutta avaa ainakin! Lopulta postaus onkin aika paljon odotettua pidempi, no hups!
Parhain terveisin,
Puheenjohtajanne Anniina
