Lukuvuosipalaute, palaute vuoden opinnoista, fuksipalaute, tapahtumapalaute… Staabissa rakastetaan palautteen keräämistä! Fukseille ensimmäisen palautekyselyn (fuksipalautteen) jälkeen onkin otollinen aika kertoa hieman palautteen keräämisestä ja käsittelystä Staabissa.
Palautteen antaminen Staabissa on tärkeää ja sitä voi lähettää mistä vaan toiminnamme osasta. Taivas on rajana! Palautteen ei tarvitse pelkästään olla kritiikkiä tai kehitysideoita. Myös uudet ideat ovat tervetulleita. Esimerkiksi kerhotoiminta Staabissa aloitettiin palautteen ansiosta.
Tässä blogipostauksessa saat tietää miten palautetta annetaan, kuka käsittelee sen ja miten sekä mitä merkitystä palautteen antamisella ylipäätään on.
Miten annan palautetta?
Palautetta voi antaa joko yksittäin, tai erikseen kerättävissä kyselyissä, kuten ensimmäisessä kappaleessa luetelluissa kyselyissä.
Paras tapa antaa yksittäisiä palautteita on etusivumme palauteboksi. Tällä tavalla palaute tulee kirjallisena (helpompi käsitellä tarkassa annetussa muodossa), mahdollisesti anonyymina jos koet sen tarpeelliseks ja menee palautetyöryhmän tai puheenjohtajan käsittelyyn. Sinulla on myös mahdollisuus jättää yhteystietosi palautteeseen jos haluat kuulla miten sen kanssa edetään. Kaikki palautetyöryhmän saamat palautteet myös kirjataan ylös ja niiden avulla kehitetään toimintaa.
Lisäksi suullinen palaute tai esimerkiksi sähköpostilla hallituslaiselle lähetetty palaute on mahdollista. Suullisen palautteen ongelmana on tosin väärinymmärtäminen ja suora palaute hallituslaiselle sähköpostilla ei tule suoraan palautetyöryhmän käsittelyyn vaan on sen yksittäisen hallituslaisen vastuulla.
Osa hallituslaisista selailee Jodelia, mutta siellä olevaan huuteluun emme virallisesti vastaa. Suuri osa kanavan selaajista ei ole edes jäseniemme. Lisäksi aamuöiset Kolmiot eivät välttämättä ole oikea aika suulliselle palautteelle, ainakaan sellaiselle jota kukaan aikoo käsitellä virallisesti.
Jos sinulla on siis aitoja kehitysideoita niin itse suosittelen käyttämään palauteboksia!
Kuka käsittelee palautteet ja miten?
Palauteboksin palautteet käsittelee palautetyöryhmä (ellet kohdista sitä suoraan puheenjohtajalle). Tänä vuonna siihen kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, yhdenvertaisuusvastaava ja tuutorvastaava. Ensi vuoden hallitus valitsee kokoonpanon seuraavan vuoden palautetyöryhmälle.
Mahdollisuus lähettää ainoastaan puheenjohtajalle palautetta on mahdollista arkaluontoisissa asioissa. Puheenjohtaja käsittelee ne parhaaksi näkemällään tavalla, johon voi kuulua myös palautetyöryhmän kanssa siitä keskusteleminen (ellei tätä ole kielletty).
Palautetyöryhmä varmistaa, että palauttet käsitellään yhdenvertaisesti ja dokumentoidaan tulevaa toiminnan kehittämistä varten. Palautetyöryhmällä on vaitiolovelvollisuus ja ryhmän jäsen ei osallistu asiasta keskusteluun jos on siitä jäävi.
Palautteen käsittely tapahtuu ennen hallituksen seuraavaa kokousta. Saadut palautteet arkistoidaan excel-taulukkoon johon merkitään saapumispäivämäärä, kanava, palautteen aihe ja siihen reagointi. Tähän taulukkoon myös merkitään jos palaute aiheuttaa toimeenpiteitä seuraavalle hallitukselle.
Tarvittaessa saatu palaute viedään eteenpäin asianomaiselle toimijalle (esimerkiksi koulutuspolitiikka koskeva palaute kopolle) tai hallituksen kokoukseen. Tämän voi tietenkin erillisesti kieltää palautteessa, jos asia on arkaluontoinen.
Mitä merkitystä palautteella on?
Hurjasti merkitystä! Staabin toiminta järjestetään jäsenistöä varten joten jäsenistön kuuleminen loogisesti on erittäin tärkeää.
Tänä vuonna esimerkkeja palautteen vaikutteista on esimerkiksi kysely collegejen väreistä sekä harjoittelu ja kesätyötarinat Instagrammissa, jotka molemmat toteutettiin palautteen myötä.
Palautteet vaikuttavat myös toimintasuunnitelmaan ja muutenkin seuraavan vuoden suunnitteluun. Palaute-excelin perusteella on helppo suunnitella tulevaisuuden toimintaa sekä antaa tuleville hallituslaisille hiljaista tietoa ja kokemusta.
Kaksi vuotta palautetyöryhmässä toimineena voin kertoa, että palaute on todellakin parantanut yhdistyksemme toimintaa. Pitäkää siis palauteboksi auki, arvon staabilaiset!
(Edunvalvontablogi pitää syyslomaa seuraavan viikon. Nähdään sen jälkeen!)
Palaten asiaan,
koponne,
Aleksi
