Wappuajan saapuessa myös lukuvuosipalautteen antaminen lähestyy. Edunvalvontablogissa on ennenkin käsitelty palautteen antamista, mutta tämä on erinomainen aika muistutella sen tärkeydestä ja käytännöistä. Wapun tapahtumat myös herättävät usein mielipiteitä jäsenistön keskuudessa ja tätä kautta halu jättää palautetta nousee. Tässä edunvalvontablogissa on ohjeet palautteen antamiseen sekä katsaus siihen miten niitä käsitellään. Lisäksi käsittelen hieman asioita, mitä jäsenistön palaute on saanut Staabissa.
Miten annan palautetta?
Staabin nettisivuilla on palautelaatikko juuri tätä tarkoitusta varten! Palautteen voit laittaa joko palautetyöryhmän käsittelyyn tai arkaluontoisemmissa asioissa halutessasi suoraan puheenjohtajalle. Palautetta voit laittaa anonyyminä tai nimellisenä, jos haluat että sinuun otetaan yhteyttä palautteesi suhteen muista laittaa sähköpostiosoitteesi palautelomakkeeseen. Staabissa kerätään myös erikseen palautetta esimerkiksi lukuvuosittain ja fuksiviikoista kokonaisuutena. Seuraava tälläinen on lukuvuosipalaute, joka kerätään Wapun jälkeen.
Tarvittaessa voit myös antaa palautetta myös kirjallisesti sähköpostin kautta tai suullisesti. Palautelaatikko on kuitenkin varmin tapa saada palautteesi käsittelyyn.
Mitä kannattaa välttää palautteen annon suhteen?
Suurimmat asiat välttää palautteen annossa ovat humalassa avautuminen ja väärien kanavien käyttö. Paras ideasi ikinä ei välttämättä ole enää kummankaan henkilön mielessä jos annoit sen hallituslaiselle pilkun aikaan Wappukolmioilla. Väärinymmärrys ja unohtaminen ovat näissä tilanteissa hyvin mahdollisia. Muista antaa myös hallituslaisille mahdollisuus nauttia opiskelijatapahtumista.
Muista myös, että Telegrammissa hallituislaiset ovat yksityishenkilöinä ja se ei ole oikea paikka nostaa esille mahdollisia huolia toiminnasta. Käsittelemme ne mielellämme virallista kautta. Tähän liittyen emme myös ota kantaa Jodelissa esiintyviin palautteisiin, sillä se ei ole Staabin virallinen kanava. Osa hallituslaisista kyllä käyttää Jodelia, mutta se ei tee siitä legitiimiä tapaa antaa palautetta.
Oikea tapa reagoida palautteeseen Jodelissa
Miten Staabissa käsitellään palautetta?
Palautetta käsittelee palautetyöryhmä. Palautetyöryhmä koostuu tänä vuonna puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta, yhdenvertaisuusvastaavasta ja tuutorvastaavasta. Voit myös antaa palautetta suoraan yksittäiselle henkilölle esimerkiksi sähköpostitse.
Palautetyöryhmän tarkoituksena on varmistaa, että palaute käsitellään yhdenvertaisesti, eikä palautetta käsittele mahdollisesti jäävi henkilö. Palautetyöryhmällä on vaitiolovelvollisuus, mutta he voivat tarvittaessa viedä saadun palautteen hallituksen kokoukseen tai yksittäisille toimijoille, ellei tätä ole erikseen kielletty.
Palautetyöryhmä käsittelee palautteet ennen hallituksen kokousta ja tuo tarvittaessa nämä asiat esille siellä. Käsittelyyn ei osallistu jäävit osapuolet.
Palautteet myös merkataan ylös Exceliin toiminnan seuraamisen tarkoituksissa. Tämän taulukon näkevät tulevaisuudenkin toimijat. Näin saadut palautteet vaikuttavat tulevaisuudenkin toimintaan.
Mitä palaute on saanut aikaan Staabissa?
Jäsenistöpalaute on muovannut Staabin toimintaa monella tavalla. Staabin colleget, telegram-ryhmä sekä muutama nykyisistä tiimeistämme ovat lähteneet ilmoille jäsenistöpalautteen kautta. Palautetta voi antaa myös melko pienistä asioista ja siten vaikuttaa toimintaan. Tästä esimerkkinä teevalikoiman laajentaminen toimistolla tapahtui jäsenistöpalautteen kautta.
Palautteet vaikuttavat myös esimerkiksi toimintasuunnitelmaan, jolloin ne sitovat tulevaisuuden toimintaa.
Palautetta voi antaa mistä tahansa Staabin toimivaan liittyvästä asiasta. Tämä on hyvä tapa tuoda hallituksen huomio johonkin ongelmaan yhdistyksen toiminnassa sillä kaikki palautteet käsitellään huolellisesti ja viedään eteenpäin, joten muistakaa palautteen antamisen tärkeys!
Palautetyöryhmää edustaen
Koponne
Aleksi Niemi
