Tänään jäljellä 92 päivää hallituskautta – eli myös 92 päivää palautetyöryhmässä olemista. Nyt kun fuksiviikot ovat ohitse, on pian aika kerätä palautetta fuksiviikkojen onnistumisesta. Staabissa palautetta kerätään säännöllisesti useamman kerran vuodessa, mutta tämän lisäksi palautteen antamiseen on myös muita väyliä. Kirjoitan teille palautteen antamisen tärkeydestä koko palautetyöryhmän puolesta.
Mistä voi antaa palautetta?
Otamme vastaan risuja, ruusuja sekä ideoita, oli mielessä sitten kiitokset sitsitarjoilusta, kritiikkiä edunvalvontablogista tai villi excukohdeidea. Toimintaa ei voida kehittää jäsenistön toiveiden mukaisesti, mikäli jäsenistö ei kerro toiveistaan ja ajatuksistaan.
Miten annan palautetta?
Palautetta voi antaa joko yksittäin, tai erikseen kerättävissä kyselyissä, kuten lukuvuosipalautteessa.
Yksittäinen palaute otetaan vastaan mieluiten virallisinta reittiä, eli palauteboksin kautta. Voit myös laittaa palautetta esimerkiksi sähköpostitse. Kirjallinen muoto on toivottava, sillä näin varmistetaan, että palaute käsitellään juuri sellaisena kuin se on annettu. Myös suullista palautetta voi antaa, mutta tällöin on riski, että palautteensaaja joko ymmärtää tai muistaa palautteen väärin.
Ainut tapa antaa anonyymiä palautetta on palauteboksi. Vaikka ainakin osa hallituksesta Jodelia käyttääkin, ei mitään sinne kirjoitettua pidetä palautteena, sillä se ei ole Staabin viestintäkanava. Hallitus ei myöskään samaisesta syystä vastaa mihinkään siellä esitettyyn kysymykseen tai kommenttiin. Vaikka Telegram on Staabin viestintäkanava, sitä ei myöskään voi käyttää palautteen antamiseen, sillä Staabin TG-ryhmän säännöt määräävät, että hallituslaiset toimivat ryhmässä yksityishenkilöinä.
Hallitustyön luonne usein aiheuttaa sen, että myös yliopiston ulkopuolella lähestytään staabiasioissa. Erityisesti suullista palautetta antaessa kannattaa kuitenkin huomioida konteksti – baarin narikkajono ei välttämättä ole oikea aika tai paikka palautteen antamiselle. Syynä on sekä se, että väärinymmärryksen ja unohtamisen riski on korkea, mutta myös se, että palautteensaajallakin on oikeus olla välillä vapaalla pestistään.
Kuka käsittelee palautteet?
Palauteboksissa voit ohjata palautteen joko palautetyöryhmälle tai pelkästään Staabin puheenjohtajalle. Palautetyöryhmä koostuu puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta, yhdenvertaisuusvastaavasta ja ict-vastaavasta. Voit myös antaa palautetta suoraan yksittäiselle henkilölle esimerkiksi sähköpostitse.
Ainoastaan puheenjohtajalle suositellaan lähettämään kaikista arkaluontoisimmat palautteet, jolloin puheenjohtaja käsittelee palautteen parhaaksi kokemallaan tavalla. Hän voi kuitenkin viedä palautteen eteenpäin esimerkiksi palautetyöryhmälle, ellei palautteessa ole tätä erikseen kielletty.
Palautetyöryhmän tarkoituksena on varmistaa, että palaute käsitellään yhdenvertaisesti, eikä palautetta käsittele mahdollisesti jäävi henkilö. Palautetyöryhmällä on vaitiolovelvollisuus, mutta he voivat tarvittaessa viedä saadun palautteen hallituksen kokoukseen tai yksittäisille toimijoille, ellei tätä ole erikseen kielletty.
Miten palaute käsitellään?
Palautetyöryhmä käsittelee saadut palautteet aina ennen hallituksen kokousta. Käsittelyyn ei osallistu jäävit osapuolet. Työryhmä arkistoi kaikki saadut palautteet exceliin toiminnan pitkäaikaisseurannan ja toiminnan laadun tarkkailun vuoksi. Palautearkistoon merkataan saapumispäivämäärä, palautteenantokanava, mitä palaute koski sekä miten palautteeseen reagoitiin. Lisäksi sellaiset palautteet korostetaan, joihin tulevien hallitusten tulee kiinnittää huomiota.
Mitä merkitystä palautteella on?
Jäsenistön äänen kuuleminen on ensisijaisen tärkeää – jäseniinsä kun Staabin koko toiminta perustuu! Kaikki palaute pyritään aina ottamaan huomioon, että Staabissa voidaan toteuttaa strategiassakin määriteltyjä tavoitteitamme: tervetullut ilmapiiri, monipuolinen tapahtumatarjonta sekä jäsenistön etujen ajaminen.
Joihinkin palautteisiin on helppo ja nopea tarttua, toiset vaativat suurempaa toimintatapojen uudistamista. Colleget, uudistettu laulukirja sekä kastajaisrastien linjaukset ovat hyviä esimerkkejä siitä, miten saatu palaute vaikuttaa konkreettisesti. Collegeiden hankkiminen oli palautteessa annettu idea, laulukirja uudistettiin jäsenistön pyynnöstä ja kastajaisrastin linjaukset tehtiin useana vuonna fuksiviikkopalautteissa esitetyn kritiikin vuoksi.
Palautteet vaikuttavat myös toimintasuunnitelmaan. Edellinen hallitus kirjaa tulevalle kaudelle tavoitteita osin palautteen ohjaamana. Palautearkisto on myös erinomainen toiminnan suunnittelun työkalu, sillä sen avulla voidaan sekä välittää hiljaista tietoa, että kantapään kokemusta edellisiltä hallituksilta.
Antakaahan siis palautetta, arvon staabit!
