Kerhotoiminnan ohjesäännöt

Staabi ry:n kerhotoiminnan ohjesäännöt

Hyväksytty yhdistyksen sääntömääräisessä kevätkokouksessa 12.3.2018

 

1 § Perustaminen

1.1 § KERHON TOIMINTALUVAN MYÖNTÄMINEN JA EDELLYTYKSET

Yhdistyksen alaisella kerholla tulee olla yhdistyksen hallituksen myöntämä toimintalupa. Kerhon toiminnan tulee noudattaa yhdistyksen sääntöjä ja arvoja. Lupa myönnetään hallituksen kokouksessa ja sitä anotaan erillisellä toimintalupahakemuksella, joka sisältää vapaamuotoisen kertomuksen suunnitellusta toiminnasta, kerhon nimen, arvion kerhon aktiivisuudesta ja kerhon vastuuhenkilön tiedot.

 

Toimintalupahakemuksen täyttämisen lisäksi hallituksen kerhovastaavalle tulee ilmoittaa jätetystä hakemuksesta. Lupapäätöksestä ilmoitetaan hallituksen kokouksen jälkeen kerhon vastuuhenkilölle viiden arkipäivän kuluessa. Toimintalupa astuu voimaan heti, kun vastuuhenkilö on allekirjoittanut nämä säännöt. Hallitus käyttää harkintavaltaa lupahakemuksia käsiteltäessä. Sääntöjen kanssa ristiriidassa oleville kerhoille ei myönnetä toimintalupaa, tällaisia ovat esimerkiksi selkeästi tietylle ryhmälle rajatut tai muuten hyvän maun vastaiset kerhot.

 

1.2 § TOIMINTALUVAN VOIMASSAOLO

Toimintalupa on voimassa toistaiseksi. Toimiluvan lakkauttamisessa säädetään kohdassa 4.

 

1.3 § KERHON NIMI

Kerhon toimintaluvan hyväksyntä edellyttää kerholle nimen. Nimen pitää liittyä jotenkin kerhon toimintaan, sekä Staabiin ja sen tulee olla hyvän maun mukainen. Nimen vaatimuksista voidaan joustaa, mikäli hallitus katsoo sen muuten kuvaavan riittävästi kerhoa. Kerho voi muuttaa nimeään saatuaan hallitukselta luvan. Lupaa haetaan kirjallisesti hallituksen kerhovastaavalta, joka tuo esityksen hallituksen kokoukseen.

 

2 § Toiminta

2.1 § KERHON TOIMINTA

Staabin kerhotoiminnassa on ehdoton syrjinnän kielto. Esteettömyydestä ja kerhossa käytetystä kielestä tulee tiedottaa. Kerhon toiminnan on oltava Staabi ry:n arvojen ja yhdistyksen sääntöjen mukaista.

 

Sääntörikkomuksista voi seurata huomautus tai viimeisenä keinona kerhon lopettaminen.

Kerhon toiminta ei saa olla kilpailevaa toimintaa yhdistyksen tai muiden yhdistyksen alaisten kerhojen kanssa. Päällekkäisyyksiä kerhojen ja yhdistyksen samankaltaisten tapahtumien kanssa pyritään välttämään.

 

2.2 § KERHOTOIMINTAAN OSALLISTUMINEN

Kerhotoimintaan saavat osallistua kaikki Tampereen yliopiston hallintotieteiden tutkinto-ohjelman opiskelijat, ketään syrjimättä. Kerhon vastuuhenkilöt saavat päättää ulkopuolisista osallistujista, mutta muiden kerholaisten toiveet tulee ottaa huomioon. Ulkopuolisten osallistujien määrästä pidetään erikseen kirjaa kerhon raporttia varten.

 

2.3 § VASTUUHENKILÖ

Vastuuhenkilön on oltava Staabi ry:n jäsen. Kerhon vastuuhenkilö vastaa kerhon toiminnasta ja näiden sääntöjen toteutumisesta.

 

Kerhon vastuuhenkilön vastuulla on varmistaa, että toiminta-avustuksen avulla hankitut hyödykkeet ja palvelut kohdennetaan vain Staabi ry:n jäsenille. Jäsenyys tarkistetaan tarvittaessa opiskelijakortissa olevasta jäsentarrasta. Tämä ei kuitenkaan poissulje yhdistyksen ulkopuolisten jäsenten osallistumismahdollisuutta, mikäli he maksavat osuutensa itse tai voivat muuten osallistua toimintaan hyötymättä yhdistyksen myöntämästä taloudellisesta tuesta.

 

2.4 § TOIMINNASTA VIESTINTÄ & RAPORTOINTI

Kerhon tulee toimintaluvan saatuaan lähettää hallituksen kerhovastaavalle yhdistyksen nettisivuille tuleva kuvaus kerhosta. Kuvaukseen liitetään linkki kerhon Facebook-sivuun tai muuhun tiedotuskanavaan, jos sellaisia on. Kerhotoiminta voidaan aloittaa vasta nettisivuilla julkaisun jälkeen.

 

Kerhon tapaamisia mainostetaan yhdistyksen viikkotiedotteessa. Kunkin kerhon vastuuhenkilön tulee toimittaa tapaamisajankohdat ja -paikat toimintakuvauksineen hallituksen kerhovastaavalle tapahtumaa edeltävän viikon perjantaihin mennessä.

 

Kerhon toiminnasta tulee toimittaa hallitukselle puolivuosittainen toimintaraportti, joka sisältää vapaamuotoisen kertomuksen toiminnasta sekä kuvaukset tapahtumista osallistujamäärineen.  Syyskauden raportti tulee palauttaa 15.1 mennessä ja kevätkauden raportti tulee palauttaa 15.8 mennessä erillisellä lomakkeella.

 

2.5 § TOIMINNAN MAKSULLISUUS

Kerhoon osallistumisen tulee olla lähtökohtaisesti maksutonta. Tästä voidaan kuitenkin poiketa jos esimerkiksi kerhotoiminnan sisältö tai tapahtumapaikka edellyttää maksullisuutta, tai maksullisuuteen on muu perusteltavissa oleva toimintaa edellyttävä syy. Maksullisuus ei saa johtaa yksityishenkilön tai -henkilöiden vaurastumiseen.

 

Kerhon järjestäessä maksullisen tapahtuman tulee sen maksullisuudesta tiedottaa selkeästi jäsenille. Ilmoittautumalla tapahtumaan osallistujaksi kerhon jäsen sitoutuu maksamaan ilmoitetun osallistumismaksun.

 

Epäselvissä tilanteissa hallituksella on päätäntävalta maksullisuuteen liittyvissä asioissa.

 

3 § Kerhon talous

3.1 § TOIMINTA-AVUSTUS

Toimintaluvan saaneet kerhot voivat hakea toiminta-avustusta. Avustusta haetaan kirjallisesti puolivuosittain kevätkaudeksi 15.1. mennessä tai syyskaudeksi 15.8. mennessä erillisellä toiminta-avustushakemuksella.

 

Edellytykset avustuksen saamiselle ovat hyväksytty toimintalupa, määräaikaan mennessä toimitettu toimintaraportti, viisi aktiivista osallistujaa sekä vähintään kolme kuukautta aktiivisesti jatkunut toiminta.

 

Avustushakemukset käsittelee erillinen työryhmä, joka toimittaa hallitukselle esityksen avustusten myöntämisestä. Avustuksen suuruuden arvioinnissa vaikuttavat kerhon toiminnan aktiivisuus, toimintaan osallistuvien jäsenten keskimääräinen lukumäärä sekä taloudellisen tuen tarve. Avustusten myöntäminen on harkinnanvaraista.

 

Tukea ei myönnetä päihteisiin, anniskeluravintoloiden pääsymaksuihin tai muihin vastaaviin kuluihin, ja tuki tulee käyttää toiminta-avustushakemuksessa esitetyllä tavalla. Kerhon vastuuhenkilö vastaa siitä, että vain yhdistyksen jäsen voi hyötyä tuella ostetuista hyödykkeistä tai palveluista. Myönnettyä tukea voi hyödyntää vain kuluvalla toiminta-avustuskaudella. Käyttämättä jääneet tuet eivät siirry seuraavalle kaudelle.

 

Kaikki yhdistyksen myöntämillä tuilla ostetut hyödykkeet ovat yhdistyksen omaisuutta, ja ne tulee luovuttaa yhdistykselle pyydettäessä tai kerhotoiminnan päättyessä.

 

3.2 § MUU RAHOITUS

Toiminta-avustuksen lisäksi kerho voi anoa erillistä yksittäistä kerhoavustusta. Erilliset kerhohakemukset haetaan samalla lomakkeella kuin yleinen toiminta-avustus, mutta hakemuksen lisäksi hallituksen kerhovastaavalle tulee erikseen ilmoittaa jätetystä hakemuksesta. Hakemus käsitellään saapumisen jälkeisessä kokouksessa, jonka jälkeen siihen vastataan kolmen arkipäivän kuluessa. Erilliset kerhoavustukset ovat täysin harkinnanvaraisia, sillä pääasiallinen taloudellinen tuki myönnetään toiminta-avustuksissa.

 

Kerho voi halutessaan hakea myös muualta taloudellista tukea, mutta tämä edellyttää lupaa hallituksen kerhovastaavalta.

 

3.3 § TALOUDENHOITO

Kerhon vastuuhenkilö on vastuussa kerhon taloudenhoidosta. Tämä koskee kaikkia kerhoja, joille on myönnetty toiminta-avustusta, erillistä kerhotukea tai kerho on kerännyt osallistumis- tai muita maksuja osallistujiltaan.

 

Puolivuosittaiseen raporttiin sisällytetään selvitys varojen käytöstä. Selvityksestä tulee käydä ilmi menot ja tulot kohdennetusti tapahtumittain.

 

4 § Kerhon lopettaminen

Mikäli kerhon toiminnan suosio on vähentynyt merkittävästi, voidaan toiminta päättää tekemällä siitä ilmoitus hallitukselle.

Toimiluvan lakkauttaminen vaatii hallituksen yksinkertaisen enemmistön.

 

5 § Voimassaolosäännökset

Säännöt ovat voimassa toistaiseksi.

 

Kerhotoiminnan ohjesääntöjä voidaan muuttaa yhdistyksen kokouksissa yksinkertaisella enemmistöllä. Muutosta voi ehdottaa yhdistyksen jäsen tai hallitus. Muutosehdotus on toimitettava kirjallisena hallitukselle, joka valmistelee ehdotuksen yhdistyksen kokoukseen. Jos ehdotusta ei hyväksytä hallituksen kokouksessa yksimielisesti, sen on saatava äänestyksessä vähintään puolet annetuista äänistä puolelleen tullakseen hyväksytyksi.

 

Ensimmäisellä toiminta-avustuskaudella (syksy 2018) hallitus voi joustaa kohdan 3.1 § mukaisesta kolmen kuukauden säännöstä, mikäli kerhon aktiivisuus voidaan muutoin perustella.